Papieren van je verbouwing bewaren: wat en waarom?

Na een verbouwing ligt er vaak een stapel papier: de offerte, de opdrachtbevestiging, een paar facturen, de handleidingen en misschien een garantiebewijs. Het is verleidelijk om alles in een la te gooien. Toch loont het om de papieren van je verbouwing bewaren goed te regelen. Als er later iets lekt, scheurt of niet werkt, wil je precies kunnen laten zien wat je hebt afgesproken. In dit stuk lees je welke papieren je bewaart, waarom, en hoe je het overzichtelijk houdt.

Welke papieren van je verbouwing bewaar je?

Bewaar alles waarin staat wat er gedaan is, door wie en tegen welke prijs. In de praktijk zijn dat:

• De offerte. Daarin staat wat de vakman ging doen, met welk materiaal en wat het zou kosten.
• De opdrachtbevestiging of het akkoord. Ook een bericht in de chat waarin je ja zegt op de offerte hoort hierbij.
• Afspraken over meerwerk. Kwam er tijdens de klus iets bij of viel er iets af, bewaar dan wat jullie daarover afspraken.
• De facturen. Met de naam van het bedrijf, het bedrag en wat er gedaan is.
• Betaalbewijzen. Een afschrift of bevestiging van je bank laat zien wanneer je wat betaalde.
• Garantiebewijzen en handleidingen. Van een cv-ketel, een warmtepomp, een dakraam of een keuken.
• Foto's. Van voor, tijdens en na de klus, en van wat later in de muur of vloer verdwijnt.
• De restpunten van de oplevering en wat ermee gebeurd is.

Waarom je ze bewaart

Je bewaart papieren niet voor de vorm. Ze helpen je in een paar situaties die vaker voorkomen dan je denkt.

• Er gaat iets mis na de oplevering. Dan wil je kunnen laten zien wat de afspraak was. Wat de vakman herstelt en hoe lang, regel je met hem zelf; wat daarover zwart op wit staat, is je houvast.
• Je wilt weten wat er in de muur zit. Foto's van leidingen en kabels voordat de wand dicht ging, sparen je later zoekwerk.
• Je verkoopt je huis. Een koper vraagt vaak wat er verbouwd is en wanneer. Met de offertes en facturen laat je dat zien.
• Je hebt schade en meldt die bij je verzekeraar. Die vraagt soms om facturen of foto's.
• Je wilt een tweede vakman inschakelen. Met de oude offerte en foto's ziet hij sneller wat er eerder gedaan is.

Garantie: laat het op papier zetten

Garantie op het werk is iets tussen jou en de vakman. GekeurdeVakman is geen partij in jullie afspraak en geeft zelf geen garantie op het werk. Daarom is het belangrijk dat de afspraak over garantie op papier staat.

Vraag de vakman om op de offerte of factuur te zetten:

• Op welk deel van het werk de garantie zit.
• Hoe lang die geldt.
• Vanaf wanneer die ingaat, bijvoorbeeld de dag van de oplevering.
• Wat je doet als er iets mis is: wie je belt en hoe je het meldt.

Krijg je bij een apparaat een apart garantiebewijs van de fabrikant, bewaar dat dan bij de factuur van de vakman die het plaatste. Vaak vraagt een fabrikant om allebei.

Zo houd je het overzichtelijk

Een map per verbouwing werkt het best. Op papier of digitaal, zolang je het terugvindt. Een paar tips:

• Maak een map per klus, met de datum en de naam van het bedrijf.
• Scan of fotografeer papieren documenten, dan raak je ze niet kwijt bij een verhuizing.
• Zet de foto's van tijdens de klus in dezelfde map, met een korte beschrijving.
• Houd een lijstje bij met de belangrijkste gegevens: bedrijfsnaam, KvK-nummer, datum van oplevering en hoe lang de garantie loopt.
• Bewaar ook de chat met de vakman, of maak er een schermafdruk van.

Twijfel je hoe lang je iets moet bewaren, vraag het dan na bij wie het aangaat. Een verzekeraar of je eigen administratie kan daar eigen regels voor hebben.

Vooraf al goed regelen

Het makkelijkste is als de papieren vanaf het begin kloppen. Let er bij het kiezen van een vakman al op dat je een duidelijke offerte krijgt. Daarin staat wat hij doet, met welk materiaal, wat het kost en wat er niet in zit.

Op GekeurdeVakman plaats je je klus gratis en kies je zelf wie hem uitvoert. Vakmensen uit je buurt reageren op je klus; jij bekijkt hun profiel, reviews en eerder werk en beslist. Draagt een bedrijf ons keurmerk, dan staat het ingeschreven bij de KvK of de KBO, en die inschrijving noteer je in je map. Zet die gegevens meteen in je map. Het geld voor de klus gaat rechtstreeks naar de vakman, en de factuur komt ook van hem. Zo heb je alles bij elkaar als je het ooit nodig hebt.

Plaats je klus en kies je aannemer